文祕工作需要的能力。祕書人員的能力是一個多層次、多因素的綜合體。具有多種能力,高層次的素質不是一天兩天就可以掌握的,是透過學習與鍛鍊,不斷提升自己才能勝任這份工作。下面分享文祕工作需要的能力。
文祕工作需要的能力1
文祕工作需具備以下能力:
1、工作管理
能依工作的輕重緩急排定優先級,妥善運用自己的時間與資源,有效管理工作流程及進度。
2、認真負責
達成工作職責及要求,能勇於承擔自己的錯誤或失敗,不歸咎他人並努力改善。
3、主動積極
不需他人指示或要求能自發做事,面臨問題立即採取行動加以解決,且爲達目標願意主動承擔額外責任。
4、應變能力強
對工作內容或環境的改變能夠保持鎮定,嘗試瞭解改變的原因並以開放態度面對,有效調整行爲且維持應有的工作表現。
5、善於溝通協調
能視談話對象有條理地清楚表達想法,除確保對方專注聆聽及充分了解,並可正確解讀、響應、理清他人所傳達的訊息以取得共識。
文祕工作需要的能力2
文祕需要具備哪些能力
一、較高的文字水平
祕書人員工作中的一個重要任務,就是從事大量的文字工作,幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此,祕書人員必須具備紮實的文字功底,不僅要精通語法、修辭和邏輯知識,還要掌握一定的寫作規律。漢語詞語浩瀚,文體廣博,這爲文字工作者提供了良好的條件。但是,寫作是一種綜合能力的表現,要做到內容與形式的統一,既要有好的表現形式,又要有充實的內內容,並不是一件輕而易舉的事。這就要求祕書人員加強寫作實踐,熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達技巧,隨時注意積累資料,不斷提高寫作水平。要注意文風的改革,培養洗煉的文字表達能力。
二、較強的組織能力
現代的祕書人員,既不是那種整天伏案看檔案、寫文章的純“文牘性”人才,也不是那種只會“捆捆紮扎、收收發發”的簡單勞動者,而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據職責的要求,祕書人員經常要按照領導的意圖組織各類活動,如果缺乏一些現代的、科學的組織管理能力,就無法把工作搞好。對此,祕書人員一方面要通曉辦事的渠道,提高辦事的效能,平時多接觸一些具體事物,處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的,不斷增加自己的閱歷和經驗。另一方面要用系統的觀點,統籌安排工作。
三、準確的判斷能力
皮貝克(美國人才代徵聘專家)說:“最重要的才能莫過於能作出正確的判斷,而這種特殊才能將是電腦永遠無法取代的。”爲了實現領導的指示,商務祕書必須正確領會領導意圖。不論是日常的還是突然而來的工作,商務祕書必須從各個角度對問題進行思考和分析,儘快地作出判斷,準確無誤地應付,或者當機立斷地去做,不致出現失誤或漏洞。艾科卡(美國企業界的傳奇人物,美國克萊斯勒汽車公司總裁)說過:“如果你已經有了95%的資料,但想再取得其餘的5%,卻還得花費六個月。到了那時,市場行情已經變了,你的資料也過時了。生活的全部要點就是:選擇時機。”可見在如今的“商戰”中,商務祕書成熟敏捷的判斷力更爲重要。
四、敏捷的應變能力
祕書的一個主要職責就是爲上司提供事務性的服務,減少外界一般性事物對上司的干擾,這需要祕書的隨機應變。在一些正式或非正式場合中,祕書是上司的代表和發言人,這要求祕書默契地配合上司,幫上司打圓場,爲領導樹立良好的形象和營造豐富有價值的人脈關係。在面對一些緊急情況時,有良好的應變能力並能在短時間內做出處理方案,這也是祕書要具備的非常重要的能力之一。
五、廣泛的'社交能力
當前,社會交往已成爲社會各階層的一項“熱門”活動。社交對於祕書人員來說同樣重要。首先,社交可以開闊視野,增長知識。在廣泛的社交中,可以博採衆長,學習各方面的知識以豐富自己。知識出才智,智是謀之本,這樣在實際工作中就能更好地發揮參謀助手作用。其次,社交是辦事的輔助。祕書人員辦理公務,聯繫事務,自然是“公事公辦”但社交可以幫助選取捷徑,克服阻力,提高辦事效率。
六、掌握外語的能力
隨着市場國際化的發展和企業規模的擴大,越來越多的管理者要到國外進行投資、經濟管理或進行國際貿易交際、商務談判,簽訂合同等,這就要求商務祕書具備一定的外語能力。現在即使是沒有涉外經濟業務的企業,也要求商務祕書人員掌握1一2門外語,能夠利用外語閱讀或查閱資料,並熟練掌握外語會話、寫作的能力。
七、計算機操作能力
美國在線公司總裁史蒂夫,凱斯說:“當多數人上網時,這會以前所未有的方式讓人掌握主動權。他們隨時都能獲得有關他們關心問題的資訊,這會在一個比較完善的市場爲他們提供比較完善的資訊。”商務祕書需要閱讀、收集大量資訊,或進行日常事務處理,或進行復雜的計算,都離不開計算機。利用網絡可以實現資源共享,快捷地瞭解世界經濟發展的現狀,節約人力和時間。隨着電子商務的興起和發展,不斷提高計算機操作能力對商務祕書而言是大勢所趨。
八、創新能力
創新能力也是21世紀檢驗各類人才素質高低的一個重要尺度。商務祕書的創新能力,是指創造性地貫徹領導意圖,爲領導工作提供最佳服務的能力。商務祕書參謀作用發揮如何,在很大程度上取決於其創新能力的強弱。美國學者、管理專家加里哈梅爾曾說:“嶄新的思想是爲公司也爲自己創造財富的唯一途徑。”沒有創新的意識,沒有創新的思維,沒有創新的膽略,是不可能爲領導決策提供有價值的參謀建議的。